V souladu s povinnostmi uloženými naší společnosti PSP Engineering a.s., IČO 60792078, se sídlem Kojetínská 3186/79, Přerov I-Město, 750 02 Přerov, sp. zn. B 945 vedená u Krajského soudu v Ostravě („my“ nebo „Společnost“, zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, v platném znění („ZOO“) jsme zavedli vnitřní oznamovací systém.

Vnitřní oznamovací systém představuje souhrn postupů a nástrojů, které slouží k přijímání oznámení, nakládání s ním, ochraně totožnosti oznamovatele a dalších osob, ochraně informací uvedených v oznámení a komunikaci s oznamovatelem.

Níže připojujeme základní informace pro oznamovatele ve formě otázek a odpovědí.

Kdo může být oznamovatelem a na jaká oznámení se vztahuje zákonná ochrana?

Oznamovatelem může být pouze fyzická osoba, která vykonává nebo vykonávala práci nebo jinou obdobnou činnost pro naši společnost jako zaměstnanec, praktikant/stážista nebo dobrovolník, která se v této souvislosti dozvěděla o možném protiprávním jednání, které:

  • má znaky trestného činu;
  • má znaky přestupku, za který zákon stanoví pokutu s horní hranicí alespoň 100.000,- Kč;
  • porušuje ZOO, nebo
  • porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblastech uvedených v § 2 odst. 1 písm. d) ZOO (daně z příjmů právnických osob, předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ochrany spotřebitele, požadavků na výrobky včetně jejich bezpečnosti, ochrany životního prostřední, hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek, ochrany osobních údajů atd.).

Společnost vylučuje přijímání oznámení od osoby, která pro naši společnost nevykonává či nevykonávala práci nebo jinou obdobnou činnost podle ustanovení § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) ZOO, tj. nepřijímáme oznámení od jiných osob než od našich vlastních zaměstnanců, praktikantů/stážistů nebo dobrovolníků.

Jak je možné podat oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému?

Naše společnost umožňuje oznamovateli podat oznámení písemně a ústně.

Oznámení se podávají příslušné osobě. Naše společnost za tímto účelem jmenovala následující příslušnou osobu: 

Ing. Irena Valášková, vedoucí oddělení kvality

tel. +420 581 232 072,

el. adresa: oznameni@pspeng.cz

 

Oznámení je možné podat následujícími způsoby:

(a)          Písemné oznámení:

  • v elektronické podobě na e-mailovou adresu příslušné osoby, ke které nemá nikdo jiný přístup;

(b)          Ústní oznámení:

  • telefonicky příslušné osobě na výše uvedené telefonní číslo v pracovní dny od [9:00] do [15:00];
  • osobně příslušné osobě na žádost oznamovatele učiněné prostřednictvím e-mailem nebo telefonicky;

O ústním oznámení se pořídí zvuková nahrávka nebo záznam, který věrně zachycuje podstatu ústního oznámení. Zvukovou nahrávku ústního oznámení lze pořídit pouze se souhlasem oznamovatele. Příslušná osoba umožní oznamovateli, aby se k záznamu nebo přepisu zvukové nahrávky, byl-li pořízen, vyjádřil; vyjádření oznamovatele se k záznamu nebo přepisu přiloží.

Je možné podat anonymní oznámení?

Naše společnost nepřijímá a neprošetřuje anonymní oznámení v režimu ZOO. V oznámení musí být vždy uvedeno jméno, příjmení a datum narození nebo jiné údaje, ze kterých je možné identifikovat oznamovatele.

Jaké jsou lhůty pro potvrzení přijetí a posouzení oznámení?

Příslušná osoba nejpozději do 7 dnů vyrozumí oznamovatele o přijetí oznámení. Příslušná osoba oznamovatele nevyrozumí, pokud o to požádal, příp. je zřejmé, že by vyrozuměním došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele.

Důvodnost oznámení příslušná osoba posoudí do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. Ve stejné lhůtě taktéž oznamovatele vyrozumí o výsledcích posouzení. Ve složitých případech je možné lhůtu o 30 dnů prodloužit, a to maximálně dvakrát. O prodloužení a důvodech, které k prodloužení vedly, příslušná osoba vyrozumí oznamovatele před uplynutím lhůty.

V případě, že příslušná osoba vyhodnotí oznámení jako nedůvodné, poučí oznamovatele o možnosti podat oznámení u orgánu veřejné moci.

Je možné podat oznámení prostřednictvím externího systému Ministerstva spravedlnosti?

Vedle podání oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému společnosti mohou oznamovatelé podat oznámení prostřednictvím externího oznamovacího systému zřizovaného Ministerstvem spravedlnosti.

Ministerstvu spravedlnosti lze oznámení podat ústně, písemně, osobně (na žádost oznamovatele) nebo na https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni/.

Další podrobnosti ohledně podávání a vyřizování oznámení podaných prostřednictvím externího oznamovacího systému Ministerstva spravedlnosti jsou k dispozici na: https://oznamovatel.justice.cz/informace-pro-oznamovatele/.

 

Jaká je ochrana oznamovatele a dalších chráněných osob?

Oprávněný oznamovatel ani další chráněné osoby uvedené v § 4 odst. 2 ZOO nesmí být vystaveni odvetným opatřením v souvislosti s podáním oznámení a společnost nesmí ani umožnit, aby byli vystaveni odvetným opatřením ze strany jiných osob.

Co mi hrozí v případě vědomě nepravdivého oznámení?

Oznamovatel se dopustí přestupku tím, že podá vědomě nepravdivé oznámení. Za tento přestupek lze uložit pokutu do 50 000 Kč. Oznamovatel může být za podání nepravdivého oznámení rovněž odpovědný podle jiných právních předpisů.

Jak zpracováváme osobní údaje oznamovatele? 

V souvislosti s vedením vnitřního oznamovacího systému (resp. přijímáním a vyřizováním oznámení) Společnost jako správce zpracovává osobní údaje oznamovatelů, osob se vztahem k oznamovateli a dalších osob, které jsou v oznámení uvedeny nebo jsou s oznámením jinak spojeny (dále jen pro účely tohoto článku „subjekty údajů“).

Zpracování osobních údajů subjektů údajů probíhá v souladu s obecně závaznými právními předpisy, zejména GDPR. Společnost zpracovává pouze osobní údaje, které jsou přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány. Osobní údaje, které Společnost může o subjektech údajů zpracovávat, lze rozdělit do následujících kategorií:

  • identifikační a kontaktní údaje (např. jméno, příjmení, datum narození, adresa bydliště, kontaktní adresa);
  • údaje obsažené v oznámení nebo s oznámením související;
  • údaje o vyřizování oznámení a jeho výsledku;
  • další osobní údaje budou Společnosti v oznámení nebo v souvislosti s ním či jeho vyřizováním sděleny.

Osobní údaje subjektů údajů zpracovává Společnost za účelem:

  • vedení vnitřního oznamovacího systému a plnění dalších právních povinností dle obecně závazných právních předpisů, zejména podle Zákona; právním základem zpracování je čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR a v případě zpracování zvláštní kategorie osobních údajů čl. 9 odst. 2 písm. b) GDPR;
  • ochrany práv a oprávněných zájmů Společnosti (např. řádné a efektivní vyřízení oznámení, odhalování protiprávního jednání, prokázání splnění právní povinnosti); právním základem zpracování je čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

 

Společnost může osobní údaje subjektů údajů předávat pouze orgánům veřejné moci a dalším příjemcům výlučně v případech a za podmínek stanovených dle příslušných právních předpisů. Osobní údaje subjektů údajů nebudou předávány mimo území Evropského hospodářského prostoru (EHP).

V souvislosti se zpracováním svých osobních údajů mají subjekty údajů právo za podmínek a omezení dle GDPR na přístup ke svým osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a právo vznést námitku proti zpracování. Ohledně prováděného zpracování dále subjekty údajů mohou vznést stížnost přímo u Úřadu pro ochranu osobních údajů. Na výkon těchto práv subjektů údajů se ovšem mohou vztahovat určité výjimky, a proto je nemusí být možné uplatnit ve všech situacích (zejména pokud by mohla být vyzrazena identita oznamovatele nebo dalších chráněných osob nebo zmařen účel oznámení). Tato práva se uplatňují přímo u příslušné osoby (kontakty výše).